Eingangsrechnungen per E-Mail zu erhalten, ist praktisch – bis dein Postfach überquillt und du stundenlang manuell Ordner sortierst. Doch was, wenn eine smarte Automatisierung das für dich übernimmt? Mit n8n, einem Open-Source-Workflow-Automatisierungstool, kannst du Eingangsrechnungen erkennen, extrahieren und direkt in den passenden Cloud-Ordner (z. B. Google Drive, Dropbox oder OneDrive) ablegen – ohne manuellen Aufwand.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du mit n8n einen vollautomatischen Rechnungs-Workflow einrichtest, der Zeit spart, Fehler reduziert und deine Produktivität steigert. Los geht’s!
Warum manuelle Rechnungsverwaltung Zeit frisst
Eingangsrechnungen sind ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung – doch die manuelle Verarbeitung ist ein Zeitfresser:
✅ Manuelles Sortieren: Du musst jede E-Mail öffnen, den Anhang prüfen und in den richtigen Ordner ziehen.
✅ Fehleranfällig: Falsche Ablage oder vergessene Rechnungen können zu Verzögerungen führen.
✅ Keine Übersicht: Ohne Automatisierung verlierst du schnell den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.
✅ Keine Integration: Ohne Anbindung an Buchhaltungstools (wie Lexoffice, SevDesk oder Datev) musst du Daten doppelt pflegen.
Die Lösung? Ein automatisierter n8n-Workflow, der:
Voraussetzungen: Was du brauchst
Bevor wir loslegen, solltest du folgende Tools und Kenntnisse haben:
🔹 n8n (kostenlos als [Self-Hosted-Version](https://n8n.io/) oder [Cloud-Version](https://n8n.cloud/))
🔹 E-Mail-Konto (z. B. Gmail, Outlook, IMAP/POP3)
🔹 Cloud-Speicher (z. B. Google Drive, Dropbox, OneDrive)
🔹 Grundkenntnisse in n8n (oder Bereitschaft, dich einzuarbeiten)
Falls du n8n noch nicht kennst: Es ist ein Workflow-Automatisierungstool, das wie ein „digitaler Assistent“ funktioniert. Du verbindest verschiedene Apps (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher, APIs) und lässt sie automatisch zusammenarbeiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Eingangsrechnungen mit n8n automatisieren
1. n8n einrichten und mit E-Mail verbinden
a) n8n installieren oder Cloud-Version nutzen
b) E-Mail-Konto (z. B. Gmail) anbinden
1. Gehe in n8n zu „Credentials“ (Anmeldedaten).
2. Klicke auf „Add Credential“ und wähle „Gmail“.
3. Folge den Anweisungen, um dein Google-Konto zu verknüpfen.
(Alternativ: IMAP/POP3 für andere E-Mail-Anbieter wie Outlook oder ProtonMail.)
c) Cloud-Speicher (z. B. Google Drive) anbinden
1. Gehe erneut zu „Credentials“ und wähle „Google Drive“.
2. Verbinde dein Google-Konto.
3. Wähle den Ordner aus, in dem die Rechnungen landen sollen (z. B. „Eingangsrechnungen“).
2. Den n8n-Workflow für Rechnungen erstellen
Jetzt bauen wir den Automatisierungs-Workflow Schritt für Schritt auf.
🔹 Schritt 1: Trigger – E-Mails mit Rechnungen erkennen
Wir nutzen den „Gmail Trigger“, um neue E-Mails zu überwachen.
1. Erstelle einen neuen Workflow.
2. Füge einen „Gmail Trigger“ hinzu.
3. Konfiguriere die Trigger-Bedingungen:
– Suchbegriffe: `“Rechnung“ OR „Invoice“ OR „Rechnung Nr.“` (je nach Sprache deiner Lieferanten).
– Absender: Optional kannst du bestimmte E-Mail-Adressen (z. B. von Steuerberatern) priorisieren.
– Anhang prüfen: Stelle sicher, dass nur E-Mails mit Anhängen (PDF, JPG, PNG) ausgelöst werden.
💡 Tipp: Nutze reguläre Ausdrücke (Regex), um präziser zu filtern. Beispiel:
„`regex
(Rechnung|Invoice|Abrechnung|Quittung)
„`
🔹 Schritt 2: Anhang extrahieren
1. Füge einen „Gmail“ Knoten hinzu (falls noch nicht vorhanden).
2. Wähle „Get Message“ und verbinde ihn mit dem Trigger.
3. Aktiviere die Option „Attachments“ und wähle den Anhang aus (z. B. das PDF der Rechnung).
🔹 Schritt 3: Rechnungsdaten extrahieren (optional)
Falls du die Rechnungsdaten (z. B. Betrag, Datum, Rechnungsnummer) für deine Buchhaltung brauchst, kannst du OCR (Texterkennung) nutzen.
1. Füge einen „OCR“ Knoten hinzu (z. B. [Tesseract OCR](https://n8n.io/integrations/tesseract-ocr/) oder [Google Vision API](https://n8n.io/integrations/google-vision/)).
2. Lade den Anhang hoch und extrahiere die relevanten Daten.
3. Speichere die extrahierten Daten in einer Variablen (z. B. `{{ $json.rechnungsnummer }}`).
💡 Alternative: Nutze n8n-Funktionen, um aus dem Dateinamen oder Betreff der E-Mail auf den Ordner zu schließen.
🔹 Schritt 4: Rechnung in den richtigen Cloud-Ordner sortieren
1. Füge einen „Google Drive“ Knoten hinzu.
2. Wähle „Upload File“.
3. Konfiguriere:
– Datei: Der extrahierte Anhang (`{{ $json.attachments[0].content }}`).
– Zielordner: Wähle einen dynamischen Ordner, z. B.:
– `“Eingangsrechnungen/{{ $now.format(‚YYYY‘) }}“` (für Jahresordner)
– `“Eingangsrechnungen/{{ $json.sender }}“` (nach Absender sortiert)
– `“Eingangsrechnungen/{{ $json.rechnungsnummer }}“` (nach Rechnungsnummer)
💡 Tipp: Nutze Bedingungen, um Rechnungen nach Betrag oder Lieferant zu filtern. Beispiel:
🔹 Schritt 5: Bestätigungs-E-Mail senden (optional)
Falls du eine Bestätigung möchtest, dass die Rechnung verarbeitet wurde:
1. Füge einen „Gmail“ Knoten hinzu.
2. Wähle „Send Message“ und erstelle eine kurze Bestätigungs-E-Mail an dich selbst oder den Buchhalter.
3. Workflow testen und optimieren
Bevor du den Workflow in den Live-Betrieb schaltest, solltest du ihn gründlich testen:
1. Test-E-Mail senden: Schicke eine Testrechnung an dein Konto.
2. Workflow ausführen: Führe den Workflow manuell aus und prüfe, ob:
– Die E-Mail erkannt wird.
– Der Anhang extrahiert wird.
– Die Rechnung im richtigen Ordner landet.
3. Fehlerbehebung:
– Falls die E-Mail nicht erkannt wird: Passe die Suchbegriffe an.
– Falls der Anhang nicht hochgeladen wird: Prüfe die Berechtigungen in Google Drive.
– Falls der Ordner nicht gefunden wird: Erstelle den Ordner manuell oder passe den Pfad an.
💡 Pro-Tipp: Nutze den „Error Workflow“, um bei Fehlern eine Benachrichtigung zu erhalten.
Erweiterte Funktionen: Noch mehr Automatisierung
Der Basics-Workflow ist schon ein großer Zeitgewinn – aber mit diesen Erweiterungen wird er noch mächtiger:
🔹 Automatische Buchung in Lexoffice/SevDesk
Falls du eine Buchhaltungssoftware nutzt, kannst du die extrahierten Daten per API weiterleiten.
1. Füge einen „HTTP Request“ Knoten hinzu.
2. Konfiguriere die API-Anfrage an deine Buchhaltungssoftware (z. B. Lexoffice).
3. Übermittle die Rechnungsdaten (Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant).
💡 Beispiel für Lexoffice API:
„`json
{
„data“: {
„type“: „invoices“,
„attributes“: {
„number“: „{{ $json.rechnungsnummer }}“,
„date“: „{{ $json.rechnungsdatum }}“,
„amount“: „{{ $json.betrag }}“,
„supplier“: „{{ $json.lieferant }}“
}
}
}
„`
🔹 Erinnerungen für offene Rechnungen
Falls du eine Rechnung nicht bezahlt hast, kannst du eine Erinnerungs-E-Mail automatisieren:
1. Füge einen „Schedule Trigger“ hinzu (z. B. täglich um 9 Uhr).
2. Prüfe in deiner Buchhaltungssoftware, welche Rechnungen noch offen sind.
3. Sende eine Erinnerung an den Lieferanten.
🔹 KI-gestützte Rechnungserkennung (z. B. mit Make.com oder Zapier)
Falls du komplexere Rechnungen hast (z. B. mit Tabellen oder handschriftlichen Notizen), kannst du KI-Tools wie:
nutzen, um die Daten noch präziser zu extrahieren.
Fazit: Automatisierung spart Zeit und Nerven
Eingangsrechnungen manuell zu sortieren, ist veraltet und ineffizient. Mit n8n kannst du diesen Prozess vollautomatisch erledigen – und das in weniger als einer Stunde Einrichtung.
Die Vorteile auf einen Blick:
✔ Zeitersparnis: Kein manuelles Sortieren mehr.
✔ Fehlerreduktion: Keine vergessenen oder falsch abgelegten Rechnungen.
✔ Bessere Übersicht: Alle Rechnungen sind automatisch sortiert und auffindbar.
✔ Integration: Anbindung an Buchhaltungstools möglich.
✔ Skalierbar: Funktioniert auch bei 100+ Rechnungen pro Monat.
Probiere es aus! Richte noch heute deinen ersten n8n-Workflow ein und befreie dich vom E-Mail-Wahnsinn.
🚀 Brauchst du Hilfe? Schau dir die [n8n-Dokumentation](https://docs.n8n.io/) an oder tausche dich in der [n8n-Community](https://community.n8n.io/) aus.
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